展会前的准备邀请函：
A、告诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老客户都约到你的展位上，只要你有新产品，基本上有新订单是很容易的事情。对于那些在你们这里订单量不是很大的客户，最好的方法就是多介绍品种给他做，这样订单量也就自然上去了。
B、给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还是能附上你们的 装修图给客户这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的话，客人一下就转晕了，有 些展位没有写展位好是比较难找的，如果有装修图的话，就很方便了。在这里提醒大家，展位号最好显示在比较明显的地方，这样对客人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候，发现很难找，因为大多数自己装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善。
C、注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容要谈的客户，而且谈话内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。
D、约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互相是竞争对手的，千万不要约的时间很近，这样职能对自己没有好处。大客人通常都希望竞争对手越少越好，而且经常会要求公司进行产品的市场保护。所以要小心，千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客户。
E、以上做好了还有最后一个环节，就是要客人在展会期间的手机号，或者是酒店号码，这样的话即使他没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒他。
F、关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约在最前面，因为万一他没来的话，你可以打电话给他，不至于束手无策。
展台装修：
A、装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要。
B、但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对，反而降低产品质感， 所以要稍微研究一下，选择一个对比度好的灯光来展示产品，灯光一定要够亮，但是又不能太热，如果太热的话，一个可能会破坏产品，另外就是太热了会另客人很烦躁，影响谈判。
C、有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾一个。
D、展台上的公司品牌的LOGO 一定要注意，你打出去的品牌一定要经过专业的公司查询，要确定没有被其他国家公司注册，否则你如果在国际性的展会上这样做的话，就会被要求把牌子摘下来。现在国际上这种侵权行为查得很严。不过即使是真不运气遇上了这种事情，也不要太紧张，在展会工作人员警告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。
E、地毯不要用深色的，要不然很容易脏，浅色会比较好，灰色感觉是最耐脏的。
F、所有与装修公司确认的工程图要带上，妥善保存，以便核对各个细节。
G、隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板，否则坐里面会熏得很，受不了，客人比较注意这些。
样品的准备：
A、样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国的话）从出货开始，这样就不会很赶。
B、关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入会场的优先权，德国这些工作都有很严格的部属的，车是不能随便乱进的。不过指定的运输商一般都很贵。
C、如果你在那有合作得好的客人的话，他也要参展的话可以考虑让他帮一起送过去，这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用那些没有和大会合作的运输商，以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一比的话，不算什么。
D、所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损坏的话可以及时替补。
E、样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考。
F、样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何相信你的大货能做好。
G、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样在展会的时候方便。
广交会成功参展小窍门：
哪里还能找到机会，让你在一个自己设计的三维空间里与成百上千、也许成千上万的潜在顾客或现有顾客面对面地交谈？让你在短短几天里找到比你旗下的业务员奔波一整年还要多的销售线索？展览会是你能找到的、绝无仅有的销售和营销工具。然而，无数参展者却都未能有效地充分利用展览会。成功利用展览会的秘诀也许都是常识，但肯定没有多少人经常运用。
1．不要坐着。展览会期间坐在展位上，给人留下的印象是：你不想被人打扰。
2．不要看书。通常你只有二到三秒钟的时间引起对方的注意，吸引他停下来。如果你在看报纸或杂志，是不会引起人注意的。
3．不要在展会上吃喝。那样会显得粗俗、邋遢和漠不关心，而且你吃东西时潜在顾客不会打扰你。
4．不要打电话。每多用一分钟打电话，就会同潜在顾客少谈一分钟。
5．不要见人就发资料。这种粗鲁的做法或许会令人讨厌，而且费用不菲，更何况你也不想成本很高的宣传资料白白流失在人海中。那该怎样把价值不菲的信息送到潜在顾客手上呢？寄给他。
6．不要与其他展位的人交谈。如果你不想让参观者在你的展位前停下来，他们自然会走开。看到你在和别人说话，他们不会前来打扰你。尽量少和参展同伴或临近展位的员工交谈。你应该找潜在顾客谈，而不是与你的朋友聊天。
7．不要以貌取人。展览会上惟一要注重仪表的是参展单位的工作人员，顾客都会按自己的意愿尽量穿着随便些，如牛仔裤、运动衫、便裤，什么样的都有。所有，不要因为顾客穿着随意就低眼看人。
8．不要聚群。如果你与两个或更多参展伙伴或其他非潜在顾客一起谈论，那就是聚群。在参观者眼中，走近一群陌生人总令人心里发虚。在你的展位上创造一个温馨、开放、吸引人的氛围。
9．要满腔热情。常言说得好，表现得热情，就会变得热情，反之亦然。如果你一副不耐烦的样子，你就会变得不耐烦，而且讨人嫌。热情洋溢无坚不摧，十分有感染力。要热情地宣传自己的企业和产品。在参观者看来，你就代表着你的企业。你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。
10．要善用潜在顾客的名字。人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字，在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。大胆些，直接看着参观者胸前的名牌，大声念出他的名字来。遇到难读的名字就问。如果是个极不寻常的名字，也许就是你同潜在顾客建立关系最得手的敲问砖。
11．要指定专人接待媒体。媒体也许会到你的展位找新闻，一定要安排专人作为你的企业与媒体的联系人，这样就可确保对自己企业的宣传始终保持一致口径。如果每个参展的工作人员都可以与新闻界交谈，那么你是在自找麻烦，因为无论你对员工的训练如何有素，都不可能统一口径。
12．要佩戴好名牌。在展会上，你肯定不想让参观者叫不出你的名字。如果你将名牌戴在左胸，你就会犯这种错误。应把名牌戴在身体的右侧靠近脸的地方，这样与人握手时，你的名牌就会更靠近对方。