据调查发现：很多外贸企业，特别是中小型外贸企业都没有使用CRM客户管理工具。老板根本不清楚业务员跟进客户的情况，更令人头疼的是，业务员离职直接把客户带走了，造成了难以估计的损失。
其实市场有很多成熟的CRM客户管理软件，能轻松得管理客户数据、清晰得记录客户的跟进状况，非常方便管理层掌握所有客户的来往交流记录、掌握公司的重要客户数据。即便是员工删除客户信息，管理层也能在回收站找到被删除客户信息。而且有了这个工具，新员工可以直观得看到客户之间的往来邮件和跟进记录，可以快速上手工作。
它还有很多好处，如：简化客户数据存储、提高员工工作效率、规范企业流程、提高员工协作力、缩短客户成交周期，等等。
这样一款工具应该是每个外贸企业都该拥有的，中小型外贸企业更应该重视。
2、外贸开发客户工具
市场上的外贸开发客户工具多是对海关数据进行深度挖掘而集成的软件。而海关数据是海关履行进出口贸易统计职能中产生的各项进出口统计数据，是真实记录国外采购商及其交易行为的数据。只要数据准确、开发团队技术过硬，这个软件的作用是非常显著的。不少大企业每年花几百万去购买数据，足以证明它的价值是不容小觑的。
据调查：外贸开发软件的市场占有率越来越高。如果大家都在用，而你没有的话，你等于是在一个信息不对称、甚至完全是在一抹黑的状态下去面对你的市场、你的客户，你现在以及将来面临的都是一个完全不对称的竞争，商机早已被竞争对手抢占了，如果你的产品还没有竞争优势，那订单份额于你而言就很少了。所以，外贸企业特别是中小型外贸企业要想做强做大，外贸开发客户工具就是刚需，是不可缺少的。
但是软件的价格不便宜，对于一些中小企业来说，确实是一笔不少的投入。庆幸的是：随着行业间的竞争激烈，出现一批“线上开发客户网站”，和软件版功能完全一样，价格比软件版要便宜很多，中小型企业完全可以负担的起。更重要的是，有的网站还免费开放了一些海关数据，如这个网站：https://www.tradesns.com/business_info.php ，功能和软件版一模一样，还免费开放了60条采购商数据、供应商数据、关单数据（搜索关键词或HS编码即可得）。虽然是免费数据，但确实非常有价值的信息，可以利用他们找到一些目标采购商及其联系方式、还能了解其采购周期及其贸易链信息，对于深度开发、成交客户有很大的作用。建议大家多关注下“在线开发客户网站”。
3、邮件监测工具
外贸人经常会遇到一个现象：发了上千封开发信，然而回复得却很少……其中一个重要的原因就是很多邮箱都是无效的，客户根本就看不到你的邮件，浪费了很多时间却只是在做无用功。试想一下：如果每天每个人浪费了1个小时，那么一个月浪费了多少时间？消耗了多少人工成本？除了带来这些金钱损失外，也影响着员工工作积极性，对企业来说损失更大。
市场上有很多邮件监测工具或在线监测网站，能快速检测邮箱的真实存在性，能帮助外贸人有效节省时间、避免无用工作，值得外贸企业重视和应用。
推荐一个免费的邮件监测网站：http://www.verifyemailaddress.org，能免费监测邮件有效性，监测速度很快、很准确，但不能批量监测，想批量监测的话需要付费。建议大家先用下免费的体验下它的准确性，后续再去付费。