数字档案化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。今天就来讲讲档案数字化的意义与作用。
提高经济效益：数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费；
提高办公效率：数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心；
增强档案原件保护：将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
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档案数字化建设是增加档案的保存性
甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质这些信息的载体，在档案史1上经历了几千年，记录下了人类文明史。而近年来，他们迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，形成了现在的电子档案。电子档案的应用不但能提升档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。然而有许多档案馆的电子档案保管、利用与形势的发展要求不相应，利用纸质档案的管理经验及较原始的检索利用水平来管理电子档案，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至造成电子档案的清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。另外从档案的管理来说，目前档案的管理正从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，向档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务方向转变。传统的管理模式不能适应信息巨大的电子档案的管理要求。电子档案的出现给档案的保存、管理提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。档案数字化是档案载体的更新换代的迫切要求也是提升档案管理工作必然趋势。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，人事档案数字化管理，它对档案标准化、规范化水平，系统的整体水平都有较高的要求面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要开拓视野，不断学习档案管理及相关知识，利用现代化技术为档案工作，人事档案数字化软件，进一步开发档案的潜能和可利用性为档案的需求者提供更好的服务。
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档案数字化加工
档案扫描服务（也称为档案数字化加工服务或档案影像化加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式。以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。 档案扫描融合了档案扫描、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，文书档案数字化软件，并实现信息高速检索。
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