1)整理室。整理干部人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、复制等,并且要求安全和保密,因此,就需要一定的场地。干部人事档案管理部门在整理档案之前,应该准备相应的操作室,以备使用。
(2)工具。整理干部人事档案需要进行一些技术加工,因此,要配备一些整理工具。一般有缝纫机、打眼机、切纸机、剪刀、铁夹、钩针、复印机等。
(3)用品。整理干部人事档案要备齐必要的用品,就是要按新《条例》附件的规定,准备标准的干部人事档案卷皮、目录纸、裱糊纸、分类纸、化学胶水、职务变动登记表等。
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档案整理时如何保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
1、 文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位,有机地形成的。形成文件的这些单位,使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。
2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动,都有一定的过程和阶段性,因而使文件之间具有自然的时间联系。
3、 文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中,为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动,使文件之间在内容上具有密切联系。
4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式,包括它的内部形式和外部形式两方面:种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。 对于保持文件之间的联系,应该辩证地看待和处理。
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整理范围:文书档案、基建档案、科技档案、会计档案、声像档案、人事档案、专业档案等。
服务内容:文档领取、分类编号、整理排序、打码编目、录入索引、打印封皮、装订案卷、入盒盖章、入库上架等。
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