１．对会议场地进行审核，对所用供应商认真考核， ２．对会议所需场地，餐饮等费用价格的确定．
３．确定会议登记接待，住房接待，餐饮接待，及现场接待的程序． ４．对会议主要客户，及VIP客人的特殊安排．
５．针对此次会议制定会议工作表；总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。会议标语及口号确定会议形象；印刷品的品种和数量；灯光音响视频及装饰方案． ６．与客户沟通确定人员名单． ７．成立项目小组布置会议场地． ８．为会议安排礼仪小姐及接待工作． ９．保证会议进行时设备能完善且及时的配合 １０．灯光视频音频都由专人负责．
１１．会议召开之前公司内部进行预演，听取客户意见后进行修改完善． １２．接待设备和物资方面的准备工作． １３．专人负责现场协调服务，处理临时情况． １４．应客户要求适当安排娱乐活动烘托会场气氛．
１５．安排查询，预定，动漫展会，更换务的服务并推荐当地名胜以供少数客人会后游览． １６．会后帮助客户收集来宾反馈表，农展会，来宾名片，收取签到簿，发放礼品． １７．总结会议过程，编写会议报告，反馈给客户．询问客户对此次会议的感受．
有些国家可以在一年时间里，在全球都使用统一的搭建。中国的展览组织单位非常多，同一个展览组织机构在不同的时间里，在不同的地方可能使用不同的展览搭建。首先，在展位里您是公司的发言人，代表的是公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重。要所有的展览公司进行统一的搭建几乎是不可能的事情。但是中国参展企业保持自身展位内部布置的持续性，统一性还是有可能做到的，比如使用统一的公司宣传画以及相近的布置格局等，就会使同类的国际买家加深对公司的印象。
客户的邀请。展位定下来后，其中很重要的一项工作就是遍发英雄帖，邀请客户届时参观你的展位。邀请函要注明展会的名称，时间，公司的展位号，参展人员及联系方式，家电展会，顺便也可附带一下新推出的产品。设计好坏不在于花钱多少，不在于是否符合艺术标准，而在于展台能否体现参展企业的形象和意图，能否吸引参观者的注意，展品能否反映出特征和优势。邀请的时间一般在展会前一个月左右。这样做的好处有很多，首先，武汉展会，你告诉客户你参展了，是在传递你有实力参展的信息；其次，参展商由被动的等客户变成主动请客户，效果更加明显；再者，面对面的沟通要比电话或邮件沟通要容易的多；再者就是节省了出国拜访客户的费用。
保持斗志。参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象。通常情况下，参展商的相关费用包括：1、基本费用包括：展位租金、能源供应、参展商证、停车证等。每个人要站立迎宾，精神抖擞，良好的精神面貌体现了公司的活力和蓬勃向上的氛围。参展人员不要在展会前随意打闹或吃喝，不要在展位前无所事事，看书读报，给客户不好的印象。 胆大心细。面对光顾展位的客户，不要胆怯，要主动打招呼，观迎进来参观。只要能到你展位驻足一下，起码他还是有一定的兴趣，你就应主动表示欢迎。
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