1. 目的
对质量、食品安全管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量、食品安全管理体系有效运行的证据。
2. 适用范围
适用于与质量、食品安全管理体系所有相关的记录。
3. 职责
3.1管理者代表:负责组织所有质量、食品安全管理体系管理工作。
3.2各部门：负责本部门质量、食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审 核有关的质量、食品安全管理体系。
3.3管理部：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。
4. 定义
记 录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。
记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。
5. 工作流程
5.1 各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。
5.2 记录的格式和标识：
5.2.1存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。
5.2.2管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。
5.2.3记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。
5.2.4记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。
5.3 记录的填写
5.3.1 记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。
5.3.2 如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。
5.3.3 记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。
5.3.4 文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。
5.3.5 记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。