会议接待方案是保证会议圆满召开的基础，所以在会议接待方案中一定要注意细节。会议内容、规模、性质不同，对会议的接待方式、组织方法以及礼仪要求也大不相同。
首先，前期筹备：
根据会议规模，确定接待规格；发放会议通知和会议日程。通知内容必须清晰明了并且精准。注意要附上回执，这样可以准确判断会议与会人数亦或与会要求，外地与会人员还要附加路线图。
其次，选择会场：
会场的选择是根据与会人数和会议内容来综合考虑的。
一、大小适中。会场大人数少则显空间松散，人数多会场小则拥挤。
二、地点合理。会议时间短的，可以把场地定在与会人员较为集中的地方。历时时间长的应尽量将场地离与会者住所近些。
三、设备齐全。会务人员首先要对会场里外细致勘查，各种设施确认完好并且能及时说出准确地点及使用方法。
四、会场布置。场内如何布置，人员座次如何安排等等内容是会务服务公司首先要明确的。
再次，会议资料：
一、会议资料、领导发言稿项目执行情况资料、展板展示图片（均由主办单位提供）
二、《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
三、广告牌设计稿
四、欢迎布标、会议室布标
五、会议代表证、礼品（按参会人数准备）
再者，服务礼仪：
会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。
倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。
最后，会后服务：
会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
一、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位负责人统一指挥，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
二、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
三、清理会议文件。
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